超便利な（Google）フォームを使いこなしましょう！（とても簡単です！）

顧客データ入力はフォームにお任せ

コロナで中止になった三男のライブチケットの払い戻し方法を見て驚きました。

紙に名前や振込先を書くかプリントアウトしてチケットと特定記録郵便返送するのです。

（ちなみに、コンビニ発券の場合はコンビニで払い戻しができますし、スマートチケットの場合は払い戻しは自動だそうです）

このライブだけで何百人、何千人の人がこの手続きをとるのか知りませんが、それを一枚一枚封筒を開けて、名前と振込先のリストを作成し、振り込む社員さんは本当にご苦労なことです。想像するだけで気が遠くなります。

Google Formなどのフォームを使えば、入力されたデータが自動にスプレッドシート（エクセルのような表）になり、入力ミスの心配もありません。銀行別に並べ変えれますし、返金金額も瞬時に計算できます。

ちなみに、こちらは私が15分で作ったGoogle Formです。きっともっと進んだシステムを使えば、もっと効率化ができるでしょう。

全体をご覧になるにはこちらをクリックしてください。

ご自由にご記入・送信してみてください。自動返信もつけました。

顧客が入力すると、ほぼ同時に、作成者側の端末で、次のようなスプレッドシート（エクセル）形式が表示されます。

全てご覧になるにはこちらをクリックしてください。
メアドは非表示にしています。

そして、入力者には、お詫びとお礼の返信メールが自動で発信されます。

あとは返送されたチケットと照合し、ライブ別に並べ替えたり、銀行別に並べ替えたりして払い戻し作業をするだけです。

フォームを使うメリットは人件費・誤入力の削減だけじゃない。

紙で返信ですと、これらの情報を一つ一つ入力する必要がありますが、お客様に入力していただくことで誤入力と人件費が大幅に削減できます。

でも、それだけじゃありません。

フォームを使うメリットは、今後、この貴重なお客様に次のコンサート情報をお送りすることができることです。これはお客様にとっても、チケット販売側にとってもメリットでしょう。

また、日本語が不得意な方にも英語でご記入いただけるのも大きなメリットです。

私が留学事業でひとりで（しかも空き時間で）できる理由

私はこの機能を10年前から使っていて、「中高生のためのシンガポール留学」では、お客様の連絡先やパスポート情報や有効期限はもちろんのこと、留学に望むこと、心配していること、どこまでプレッシャーを与えていいのか、アレルギー、ホームスティ先の希望、海外旅行保険の番号などすべてフォームで聞いています。

渡航情報は旅行会社や学校と共有し、滞りなく行い、親御さんの希望は現地でもいつでもスマホから見られるようになっています。

すでに留学を14回実施しましたが、一度も誤入力はありません。

ただ、初期に2回だけ、大手の旅行会社さんとコラボしたことがありました。

その会社は、規定で、お申込用紙を紙で書いてもらうことになっていたのですが、事務員さんが手書きを入力した時にメールアドレスの入力を誤入力し困りましたし、同行したその旅行会社のスタッフさんが、いつもすごい紙の束をリュックサックに入れていて、何かあるたびに書類を探していて（その間に私はスマホですぐに検索して表示しました）、経費もかかり、とても一緒に仕事はできないと企業とのコラボを解消しました。

Google Formがあれば、事務所の経費も、事務員の経費も不要です。

浮いたお金は、現地で美味しいものを食べて、有料施設に連れて行きます。

あまりに便利な機能なので、あちこちの人に教えています。

申込書、といって、下半分を切り取るようなタイプのお便りをいただくたびに、作成者にコンタクトを取り、Google Formの使い方をサクッと教え、喜ばれています。

ネット上にチュートリアルがたくさんアップロードされていますのでそちらをご覧ください。

ただ、ちょっと見たところ、自動返信機能（入力してくださった方にお礼のメールやその後の指示を出す）を説明しているサイトが見てありませんでした。

これは、アドオンで、Form Notificationsを加えることで可能になります。

（ITにさして詳しくもない50代の私がこういうことを習えるのも、英語でYoutubeのチュートリアルが見れるからです）

もしもチュートリアルを見てもよくわからない。私にフォームを作ってほしい、フォームの作り方を教えてほしいという方がいらっしゃいましたら、30分3000円でお教えします。（いただいたお金はインドネシアの孤児に寄付させていただきます）こちらにご連絡ください。

このことを、20代の公立の高校の先生に伝えたら、こんな便利なものがあったんだ、と驚かれて、私が驚きました。

え？知らないの？　工業高校の先生が？　20代で？？？

Google　Driveを使えない高校生が量産されると思うと、日本の未来が心配です。

この次は、この機能を使えば、コロナ相談窓口の人数を激減させられる例についてお伝えします。